قوالب لوحات المعلومات في Excel: دليلك لإنشاء Dashboard احترافي خطوة بخطوة

في عالم يعتمد على البيانات بشكل أساسي، لم يعد عرض الأرقام في جداول تقليدية كافيًا لاتخاذ قرارات ذكية، ومن هنا تظهر أهمية قوالب لوحات المعلومات (Excel Dashboards).

التي تتيح تحويل البيانات الخام إلى رؤى واضحة وسهلة الفهم من خلال الرسوم البيانية ومؤشرات الأداء.

لكن إنشاء لوحة معلومات فعالة لا يبدأ بالتصميم مباشرة، بل بخطوات تحضيرية مدروسة سنتعرف عليها بعد قليل.

ما هي قوالب لوحات المعلومات في Excel وما أهميتها؟

قوالب لوحات المعلومات في Excel هي ملفات مُعدة مسبقًا تحتوي على تصميمات وجداول ورسوم بيانية ومؤشرات أداء رئيسية (KPIs) تستخدم لعرض البيانات وتحليلها بصريًا.

تهدف هذه القوالب إلى تقديم ملخص شامل لأهم المعلومات بطريقة منظمة وجذابة، مما يسهل تتبع الأداء، مقارنة النتائج، واكتشاف الاتجاهات بسرعة.

وقد تكمن أهمية لوحات المعلومات في قدرتها على تبسيط البيانات المعقدة وتحويلها إلى رؤى قابلة للتنفيذ. فهي تساعد على:

• توفير الوقت والجهد في تحليل كميات كبيرة من البيانات.
• دعم اتخاذ القرار بناءً على مؤشرات واضحة.
• تحسين التواصل بين الفرق والإدارات عبر عرض موحد للمعلومات.
• متابعة الأداء بشكل دوري واكتشاف المشكلات مبكرًا.

التحضير لإنشاء قوالب لوحات معلومات (Dashboard) في Excel

مجرد تخيل أشكال عرض البيانات التي يمكنك إنشاؤها عند تصميم قوالب لوحات المعلومات في Excel كفيل بأن يشجعك على البدء.

وقبل البدء في إعداد قالب تقرير لوحة المعلومات هناك مجموعة من التحضيرات الأساسية التي تضمن لك لوحة احترافية ودقيقة:

• تعلم كيفية استيراد البيانات إلى Excel

قبل إنشاء لوحة معلومات للمبيعات أو لإدارة المشاريع يجب أولًا إتقان طرق استيراد البيانات إلى Excel.

تختلف هذه الطرق حسب مصدر البيانات سواء كانت ملفات CSV، قواعد بيانات، أو مصادر خارجية.

واختيار الطريقة المناسبة يوفر عليك الوقت، كما يضمن دقة البيانات المستخدمة في لوحة المعلومات.

• تنظيف البيانات وتنظيمها

تنظيف البيانات خطوة محورية في إنشاء أي Dashboard ناجح.

يجب أن تكون كل معلومة داخل خلية مستقلة، مع تنظيم البيانات في أعمدة وصفوف واضحة. خلال هذه المرحلة، يتم:

مراجعة البيانات لاكتشاف الأخطاء الإملائية أو القيم غير الصحيحة.

البحث عن البيانات المكررة وحذفها لتجنب العدّ المزدوج.

التأكد من أن كل صف يمثل سجلًا فريدًا، وهو شرط أساسي لاستخدام لوحات المعلومات بكفاءة.

ويُفضل دائمًا الاحتفاظ بنسخة من البيانات الأصلية قبل إجراء أي تعديل تحسّبًا للأخطاء.

إعداد ملف العمل (Workbook) بالشكل الصحيح

يتطلب إنشاء قالب لوحة معلومات احترافي في Excel تقسيم ملف العمل إلى ثلاث أوراق رئيسية:

1. Raw Data / Data: تحتوي على البيانات الخام كاملة دون تعديل.
2. Chart Data: مخصصة لمعالجة البيانات التي ستستخدم في الرسوم البيانية.
3. Dashboard: الورقة النهائية التي تعرض فيها الرسوم والمؤشرات.

في البداية يمكن ترك ورقتي Chart Data وDashboard فارغتين، فالأهم هو تجهيز الهيكل الصحيح للملف.

• فهم الهدف من لوحة المعلومات

بعد التعرف على إمكانيات Excel الواسعة في تصميم لوحات المعلومات، قد تشعر بتعدد الخيارات.

لذلك من الضروري تحديد الهدف الرئيسي من إنشاء الـ Dashboard منذ البداية.

وضوح الهدف يساعدك على اختيار المؤشرات المناسبة وتصميم لوحة تلبي احتياجاتك بدقة دون تشتيت.

اقرأ أيضا: كيف تجعلك كورسات Google Workspace موظفًا أكثر كفاءة في وقت أقل؟

كيف أنشئ قوالب لوحة معلومات في Excel؟

تتكون معظم قوالب لوحات المعلومات في Excel من عناصر مثل الجداول، الرسوم البيانية، العدادات، والأرقام الملخصة.

ويمكن استخدام هذه القوالب في مجالات متعددة مثل التحليل المالي، التسويق، إدارة المشاريع، والموارد البشرية.

وعند التعامل مع كميات كبيرة من البيانات، يفضل استخدام لوحات مؤشرات الأداء (KPI Dashboards)، لأنها تختصر الوقت والجهد وتعرض أهم النتائج في لمحة سريعة.

ويمكنك إنشاء لوحة معلومات إما من الصفر أو بالاعتماد على قالب جاهز.

• العصف الذهني وتحديد استراتيجية لوحة المعلومات

قبل البدء في التصميم يجب التفكير في نوع البيانات التي ستعرضها، وتحديد الهدف الأساسي للوحة المعلومات.

ثم بعد ذلك توضع استراتيجية واضحة لكيفية تحقيق هذا الهدف باستخدام البيانات المناسبة والمؤشرات الصحيحة.

• اختيار مصدر البيانات المناسب

البيانات هي الأساس الذي تبنى عليه لوحة المعلومات، لذا يجب اختيار مصدر موثوق ودقيق، مع التركيز فقط على البيانات المرتبطة بعملية اتخاذ القرار.

كما يعتمد تصميم لوحة المعلومات بشكل كبير على الجمهور المستهدف، سواء كانوا مديرين، عملاء، أو فريق العمل الداخلي، ومدة الوقت المتاح لديهم للاطلاع على البيانات.

• تصميم لوحة معلومات احترافية

أثناء مرحلة التصميم يفضل إعداد مخطط مبدئي للعناصر التي ستتضمنها لوحة المعلومات.

تشمل العناصر الأساسية: الجداول والجداول المحورية (Pivot Tables)، الرسوم البيانية الديناميكية، مؤشرات الأداء والعدادات، أدوات التصفية والقوائم المنسدلة

ويجب هنا مراعاة عدم ازدحام اللوحة بعدد كبير من العناصر الصغيرة، والاكتفاء بعدد أقل من العناصر الواضحة وسهلة القراءة.

كما يلعب اختيار الألوان دورًا مهمًا في تحسين قابلية القراءة، ويفضل استخدام نظام ألوان موحد للعناصر المتشابهة.

• تحسين تجربة المستخدم

يمكن تعزيز واجهة المستخدم من خلال: إضافة تسميات واضحة للرسوم البيانية، تثبيت الصفوف أو الأعمدة المهمة، واستخدام القوائم المنسدلة لتقليل التمرير.

كل ذلك يجعل لوحة المعلومات أكثر تفاعلية وأسهل في الاستخدام.

قوالب Excel Dashboards جاهزة هنا

اقرأ أيضا: فرصة عظيمة! كورس الإكسيل بالعربي مجانًا أونلاين وبشهادة معتمدة.